Fermi tutti! Manca la stampante

Alzi la mano chi lavora in un ufficio di un’azienda o di una pubblica amministrazione dove è stata completamente eliminata la stampa cartacea dei documenti. Siamo piuttosto sicuri che mani alzate non ce ne siano (ovviamente quel giorno che è mancata l’elettricità non conta). E se la tua è alzata è perché non hai capito la domanda. Tra le cose che l’era del digitale ha portato con sé c’è stato anche un più facile accesso alla stampa di contenuti su supporto cartaceo. E la carta che, dentro gli uffici, si pensava (ingenuamente) si sarebbe potuta eliminare, si è invece moltiplicata. È bene? È male? Di certo è un aspetto che attiene al funzionamento di un ufficio e al flusso di lavoro che lo caratterizza.

Se carta deve essere, carta sia. A questo punto diventa strategico fare in modo che i processi di stampa, la messa in rete delle macchine e la loro stessa dislocazione spaziale e logistica risponda a criteri di efficienza rispetto al workflow, ovvero all’insieme di procedure che definiscono modalità, tempi e impiego di risorse umane e tecnologiche per portare a termine un compito con successo.

Cosa serve, dunque, affinché un ufficio sia efficiente anche riguardo la gestione della stampa dei documenti? Due cose. La prima è l’ottimizzazione dei processi di stampa. Questo si traduce in una analisi delle esigenze dell’ufficio, in cui va tenuto conto di fattori come la frequenza, la qualità e quantità, il formato e il tipo di documenti da stampare, e quanto tempo deve passare dall’invio del documento digitale all’arrivo del foglio stampato sulla scrivania. Informazioni utili per scegliere le soluzioni hardware e software più adatte. È a questo livello che diventano strategiche anche valutazioni sui consumi previsti di carta, toner ed energia. Perché un obiettivo, che immaginiamo essere condivisibile, è quello di contenere al minimo sprechi, costi, consumi energetici e impatto ambientale di tutto il processo.

La seconda delle cose che serve fare è quella di inquadrare il processo di stampa all’interno del workflow dell’ufficio. E quindi, ad esempio, è opportuno integrare le funzioni di stampa con quelle di scansione, copia, invio e archiviazione dei documenti, attraverso l’uso di soluzioni automatizzate e in cloud, che facilitino la condivisione e la collaborazione tra i membri del team. Questo richiede che le macchine presenti in ufficio si interfaccino con il software gestionale utilizzato dall’azienda. È una corretta implementazione di questi aspetti che permette, a tutti i livelli, un aumento della produttività, della velocità e dell’affidabilità del lavoro realizzato dall’ufficio.

L’ufficio è un ambiente strutturato, dove risorse umane e tecnologie lavorano in modo simbiotico e dove basta un malfunzionamento di una connessione, o una stampante in tilt, per compromettere l’equilibrio e determinare, magari, il mancato rispetto di una scadenza. Ogni scelta che riguarda questo ambiente, compresa quella del tipo di stampante da utilizzare, riveste una grande importanza. Da una scelta che sembra banale può nascere una grande trasformazione del modo di lavorare. Una storia che puoi approfondire su www.multicopianext.it.